إمتى تسيب الإكسل؟ ٧ علامات إن شركتك كبرت على الشيتات
الإكسل مش وحش. الإكسل أداة ممتازة — لحد حد معين. المشكلة إن الحد ده بيعدي من غير ما حد ياخد باله، والشركة بتفضل شغالة بيه لحد ما تدفع التمن مرة واحدة.
الإكسل مش وحش. ده أهم برنامج اتعمل في تاريخ إدارة الأعمال، ومعظم الشركات في مصر بدأت عليه — وصح إنها بدأت عليه. المشكلة مش في الأداة. المشكلة إن كل أداة ليها حد، والحد بتاع الإكسل بيعدي من غير ما حد ياخد باله.
مفيش يوم بيجي فيه إشعار يقول لك «شركتك كبرت على الشيتات». اللي بيحصل إنك بتدفع التمن على أقساط — ساعة هنا، غلطة هناك، خلاف آخر الشهر — لحد ما ييجي يوم تدفع فيه الباقي مرة واحدة.
دي سبع علامات. لو لقيت نفسك في تلاتة منهم، إنت عديت الحد من زمان.
١ · الملف مع شخص واحد
في كل شركة بتشتغل على إكسل، فيه شخص واحد فاهم الشيت. هو اللي عامله، وهو اللي عارف المعادلات فين، وهو اللي بيصلحه لما يقع.
جرب تسأل نفسك: لو الشخص ده سافر أسبوع، الشغل هيقف؟ ولو ساب الشركة بكرة، هتعملوا إيه؟
ده مش سؤال نظري. ده أكتر سبب بتتصل بينا شركات علشانه — مش علشان عايزين نظام، لكن علشان الشخص ده مشي.
٢ · «نسخة أخيرة» و«نسخة أخيرة معدلة»
لو فتحت مجلد الشركة ولقيت أربع نسخ من نفس الملف، وكل واحدة اسمها بيوحي إنها الأحدث — إنت مش عندك نظام، إنت عندك أرشيف.
المشكلة مش الفوضى. المشكلة إن حد هياخد قرار من النسخة الغلط.
٣ · المخزن على الورق رقم، وعلى الرف رقم تاني
ده أوضح واحد فيهم وأسهل واحد تتجاهله. الشيت بيقول ١٠٠، والجرد بيقول ٧٠. الفرق ده مش غلطة حسابية — ده بضاعة اتصرفت من غير ما تتسجل، أو بضاعة اتسجلت من غير ما تدخل.
كل شهر بيعدي من غير ما تعرف الفرق ده جاي منين، هو شهر بتتحمل فيه خسارة مش شايفها.
٤ · بتعرف مين مدفعش بالذاكرة
اسأل نفسك دلوقتي: مين عليه فلوس للشركة؟ وكام؟ وبقاله قد إيه؟
لو الإجابة محتاجة إنك تفتح تلات ملفات وتتصل بحد، فالتحصيل عندك مبني على إن حد يفتكر. والذاكرة بتنسى، خصوصاً لما الشغل يزيد.
٥ · المرتبات بتاخد أسبوع
في شركة عندها ٣٠ موظف، حساب المرتبات المفروض ياخد ساعة. لو بياخد أسبوع، فالوقت ده مش بيروح في الحساب — بيروح في تجميع البيانات: مين غاب، مين أخد سلفة، مين عمل أوفر تايم، ومين رصيد إجازاته كام.
والأسبوع ده بيتكرر كل شهر. اضربه في ١٢.
٦ · الواتساب بقى هو النظام
الطلبات في واتساب. الموافقات في واتساب. الشكاوى في واتساب. المواعيد في واتساب.
الواتساب ممتاز للتواصل. لكن لما يبقى هو المكان الوحيد اللي المعلومة موجودة فيه، إنت بتراهن على إن حد يفضل فاكر رسالة من تلات شهور. جرب تدور على قرار اتاخد من شهرين وشوف هتلاقيه في كام دقيقة.
٧ · بتاخد قرارات على أرقام عمرها شهر
آخر مرة عرفت فيها الشركة كسبت كام كانت إمتى؟ لو الإجابة «لما المحاسب جمّع الورق آخر السنة»، فإنت بتدير بمرآة الرؤية الخلفية.
القرار اللي بتاخده النهاردة على رقم من شهر فات، ممكن يكون صح وممكن يكون غلط — وإنت مش هتعرف غير بعد شهر تاني.
طيب، ده معناه إيه؟
مش معناه إن لازم تغيّر كل حاجة بكرة. أسوأ حاجة ممكن تعملها شركة في حجمك إنها تدخل في «مشروع نظام» بياخد سنة وميزانية مش موجودة، وينتهي بإن الناس رجعت للإكسل.
المعنى الصح: ابدأ من الحتة اللي بتوجعك أكتر. لو الوجع في المرتبات، ابدأ بشؤون الموظفين. لو الوجع في المخزن، ابدأ بالمخازن. حتة واحدة، شغالة كويس، أحسن من نظام كامل محدش بيستخدمه.
الشركات اللي بتنجح في التغيير مش اللي بتغير كل حاجة مرة واحدة. دي اللي بتغير حاجة واحدة وتخليها تشتغل، وبعدين تزوّد.
ولو لسه شايف إن الإكسل شغال معاك — ممكن يكون شغال فعلاً. راجع السبع علامات دول تاني بعد ستة شهور. الحد بيعدي من غير ما حد ياخد باله.
شايف نفسك في المقال ده؟
مكالمة ٢٠ دقيقة، ونقول لك بصراحة لو النظام مناسب لشغلك ولا لأ.
اطلب عرض توضيحي